مدیریت فرایند کسب و کار
انجام شدن فعاليت در سازمان، از طريق مجموعه‌ای از سيستم‌ها و فرآيندهای متعامل و به هم پيوسته صورت می‌پذيرد. طراحی، مديريت و بهبود فرآيندها موجب کسب رضايت و ايجاد ارزش فرايند برای کل سازمان و ذینفعان می‌گردد. برای هدايت و كنترل يک سازمان، معين و واضح‌بودن فرآيندهای آن لازم و ضروری است و موفقيت يك سازمان بيش از هر چيزی حاصل اجرا و مديريت نمودن اين فرآيندها میباشد. يک فرآيند، متشكل از يك يا چندين فعاليت است كه دروند داده‌ها را به برون داده‌هايی با ارزش افزوده بالاتر تبديل می‌نمايد. به عبارت ديگر، يک فرآيند مجموعه‌ای منظم از فعاليت‌های كاری دريک محدوده زمانی و مكانی معين است كه شروع و خاتمه آن مشخص میباشد و با تعريف روش نياز ورودی‌ها و خروجی‌های ساختاری، منتهی به نتيجه‌ای با ارزش افزوده میشود. هر کسی که حداقل در یکی از مراحل عملکرد فرآيند درگیر باشد، صاحب فرآيند محسوب می گردد.
شناسايی و مديريت نظام يافته فرآيندهای بکار گرفته شده در يک سازمان و بخصوص تعامل بين اين فرآيندها، رويکرد فرآيندی نامیده میشود. شناسايی ومستندسازی فرآيندها ضمن تسهيل ارتباطات درونسازمانی، به ايجاد حس مسئوليت‌پذيری کمک کرده و امکان کنترل و بهبودعملکرد را فراهم می‌نمايد. با انجام مستندسازی، فرآيندهای سيستم به بهترين روال شناخته شده و با پيروی از اين مستندات می‌توان از اجرای موثر آن اطمينان حاصل نمود. همچنین با بازنگری دوره‌ای این مستندات می‌توان به روش‌های نادرست انجام کار و روندهای ناصحیح پی برده و اصلاحات لازم را در روند اجرای فرآیندها ایجاد نمود.
طبقه بندی فرآیندها از نظر میزان اهمیت آن‌ها در سازمان
در دانش مدیریت تقسیم بندی فرآیندها براساس جهت‌گیری کسب و کار سازمان صورت می‌گیرد. کسب و کارهای سازمان از یک سو در برگیرنده یک سری فرآیندهای اصلی و از سوی دیگر دربرگیرنده فرآیندهای مدیریتی و فرآیندهای پشتیبانی هستند.
فرآیندهای اصلی از فعالیت‌های مهم سازمان ناشی می‌شوند و عموماً خصوصیات و ویژگی‌های زیر را دارا هستند:
• ارزش افزوده و سهم عمده‌ای در موفقیت سازمان دارند.
• مشتریان خارجی در ابتدا یا انتهای فرآیند می‌باشند.
• مشتری آماده پرداخت پول برای خروجی این فرآیندهاست.
• ارتباط مستقیم با رضایت مشتری یا انتظارات سایر ذینفعان دارند.
فرآیندهای پشتیبانی، فرآیندهای اصلی را حمایت کرده و به ایجاد داده‌ها و اطلاعات یا به قانونمندسازی روش‌های اجرایی می‌پردازند. اگرچه بنا به تعریف، فرآیندهای پشتیبانی لزوماً بطور مستقیم افزایشی در ارزش محصول ایجاد نمی‌کنند، اما نگهداری و تقویت آن‌ها به اندازه فرآیندهای اصلی اهمیت دارد.
فرآیندهای مدیریتی به اندازه فرآیندهای پشتیبان مهم هستند چرا که تأمین کننده منابع برای انجام و توسعه فرآیندها می‌باشند. این فرآیندها کاملاً به مأموریت و چشم‌انداز سازمان بستگی دارند و بر سرتاسر سازمان تأثیر می‌گذارند. ویژگی اصلی فرآیندهای مدیریتی، هدایت، حمایت و نظارت بر سایر فرآیندها است. از این رو در برخی سازمان‌ها آن‌ها را فرآیندهای کنترل و یا رهبری نیز می‌نامند.
در حال حاضر ابزارها و روش‌هاي مختلفی برای مدلسازی فرآيندها وجود دارد. این روش‌ها عبارتند از:
زبان مدلسازی یکسان شده (Unified Modeling Language (UML:
از این روش جهت برقرار ساختن ارتباط بین استفاده‌کنندگان (Actors) سیستم با عملکرد و فعالیت‌های ذیربط استفاده می‌گردد. در این روش از دو مفهوم استفاده می‌گردد:
استفاده‌کنندگان(Actors): به معنای استفاده‌کنندگان از سیستم میباشد که می‌‌تواند شامل استفاده‌کنندگان انسانی و سایر سیستم‌ها باشد.
موارد کاربرد (Use Cases) : به معنای عملکرد و یا خدماتی میباشد که یک سیستم برای استفاده‌کنندگانش ایجاد می‌نماید.
تکنیک مدلسازی مفهومی یکپارچه IDEF) Integrated definition Modeling Techniques):
استاندارد IDEF از IDEF-0 شروع شده و تا 18 سطح ادامه پیدا کرده‌است و در هر سطح کاربرد خاص خود را دارد. به عنوان مثال ازIDEF-1 برای ساخت مدل‌های اطلاعاتی و از IDEF-2 برای ساخت مدل‌های پویا استفاده میشود.
(Data Flow Diagram (DFD:
(Flow Chart) فلوچارت:
در این روش کلیت فرآیند به لحاظ قدم‌های اجرایی مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد:
(Block Diagram) نمودار بلوکی:
این روش مبتنی بر شناسایی توالی مراحل و فعالیت‌های شناسایی شده در یک فرآیند میباشد.
(butterfly diagram) نمودار پروانه‌ای:
این روش برای مستندسازی فرآیندهایی به کار گرفته میشود که در کارهای پروژه‌ای کاربرد دارند و ماهیتاً کلیه فرآیندها حالتی احتمالی دارند. مانند پروژه‌های عمرانی، تولیدی، تأسیساتی و ...
برای این روش بایستی موارد ذیل را در نظر گرفت:
- در هر پروژه، فعالیت‌ها مانند هم نبوده و قبل از اجرا بایستی طراحی و برنامه‌ریزی شده و احتمال وقوع آن در نظر گرفته شود.
- عملیات تشکیل‌دهنده هر فعالیت بایستی شناسایی و زمان‌سنجی گردد و در ذیل هر فعالیت درج گردد.
- مسئولین هر فعالیت بایستی شناسایی گردد.
- زمان کل پروژه با توجه به احتمالات موجود بایستی در کلیه موارد محاسبه و در مدل مربوطه درج گردد.
- سیستم کدینگ برای کدبندی فعالیت‌ها، عملیات، مستندات و منابع جهت استفاده در باکس فعالیت ایجاد گردد.
(Turtles diagram) نمودار لاک پشتی :
در این روش تک تک فرآیندها و کلیه اجزاء تشکیل دهنده آن در قالب شکل گرافیکی لاک پشت نمایش داده میشود.
Oakland:
در این روش ورودی‌ها و خروجی‌های تک تک فعالیت‌ها در فرآیند شناسایی شده و به فعالیت‌های مرتبط اختصاص داده میشود. همچنین در این مدل توالی و تعامل فعالیت‌ها به خوبی مشخص می‌گردد. در استفاده از این دیاگرام به موارد ذیل باید توجه داشت:
- کلیه فعالیت‌ها در یک فرآیند بایستی مشخص گردد.
- حالات شرطی، طراحی و مشخص گردد.
- کلیه ورودی‌ها و خروجی‌های تک تک فعالیت‌ها به دقت مشخص گردد.
BPMN)Business Process Modeling Notation) نشانه گذاری مدلسازی فرآیند کسب و کار:
BPMN به‌عنوان يک استاندارد جهانی درصدد فراهم‌كردن محيط و استاندارد برای مستند نمودن فرآيندهای كسب و كار میباشد، به نحوی كه توسط انواع ذينفعان قابل استفاده بوده و فهم مشترکی از فرآيندهای كسب و كار را برای انواع ذينفعان(كاربر نهايی، تحليلگر كسب و كار، تحليلگر سيستم، برنامه‌ريز، مالک فرآيند، مشتريان و كاربر خارجی بوجود می‌آورد).