People On Map1

  مستندسازی فرایند

انجام شدن فعاليت در سازمان، از طريق مجموعه‌اي از سيستم‌ها و فرآيند‌هاي متعامل و به هم پيوسته صورت مي‌پذيرد. طراحي، مديريت و بهبود فرآيندها موجب کسب رضايت و ايجاد ارزش فزاينده براي کل سازمان و ذینفعان مي‌گردد. براي هدايت و كنترل يك سازمان، معين و واضح‌بودن فرآيندهاي آن لازم و ضروري است و موفقيت يك سازمان بيش از هر چيزي حاصل اجرا و مديريت‌ نمودن اين فرآيندها مي‌باشد. يك فرآيند، متشكل از يك يا چندين فعاليت است كه درونداده­ها را به برونداده­هايي با ارزش افزوده بالاتر تبديل مي‌نمايد. به­عبارت ديگر، يک فرآيند مجموعه‌ايمنظمازفعاليتهايكاريدريكمحدودهزمانيومكانيمعيناستكهشروعو خاتمهآنمشخص مي‌باشدوباتعريفروشنيازورودي‌هاوخروجي‌هايساختاري،منتهيبه نتيجه‌ايباارزشافزودهميشود.هر کسی که حداقل در یکی از مراحل عملکرد فرآيند درگیر باشد، صاحب فرآيند محسوب می گردد.

شناسايي و مديريت نظام يافته فرآيندهاي بکار گرفته شده در يک سازمان و بخصوص تعامل بين اين فرآيندها، رويکرد فرآيندي نامیده می‌شود. شناسايي ومستندسازي فرآيندهاضمنتسهيل ارتباطاتدرون­سازماني،بهايجادحسمسئوليت‌پذيريکمککردهوامکانکنترلوبهبودعملکردرافراهم مي‌نمايد. با انجاممستندسازي، فرآيندهايسيستمبهبهترينروالشناختهشده و با پيروياز اين مستنداتمي‌توانازاجرايموثرآناطمينانحاصلنمود. همچنین با بازنگری دوره­ای این مستندات می­توان به روش­های نادرست انجام کار و روندهای ناصحیح پی برده و اصلاحات لازم را در روند اجرای فرآیندها ایجاد نمود.

     طبقه بندی فرآیندها از نظر میزان اهمیت آن‌ها در سازمان

در دانش مدیریت تقسیم بندی فرآیندها براساس جهت‌گیری کسب و کار سازمان صورت می‌گیرد. کسب و کارهای سازمان از یک سو در برگیرنده یک سری فرآیندهای اصلی و از سوی دیگر دربرگیرنده فرآیندهای مدیریتی و فرآیندهای پشتیبانی هستند.

فرآیندهای اصلی از فعالیت های مهم سازمان ناشی می‌شوند و عموماً خصوصیات و ویژگی‌های زیر را دارا هستند:

  • ارزش افزوده و سهم عمده ای در موفقیت سازمان دارند.
  • مشتریان خارجی در ابتدا یا انتهای فرآیند می باشند.
  • مشتری آماده پرداخت پول برای خروجی این فرآیندهاست.
  • ارتباط مستقیم با رضایت مشتری یا انتظارات سایر ذینفعان دارند.

فرآیندهای پشتیبانی، فرآیندهای اصلی را حمایت کرده و به ایجاد داده‌ها و اطلاعات یا به قانونمندسازی روش‌های اجرایی می‌پردازند. اگرچه بنا به تعریف، فرآیندهای پشتیبانی لزوماً بطور مستقیم افزایشی در ارزش محصول ایجاد نمی‌کنند، اما نگهداری و تقویت آن‌ها به اندازه فرآیندهای اصلی اهمیت دارد.

فرآیندهای مدیریتی به اندازه فرآیندهای پشتیبان مهم هستند چرا که تأمین کننده منابع برای انجام و توسعه فرآیندها می‌باشند. این فرآیندها کاملاً به مأموریت و چشم‌انداز سازمان بستگی دارند و بر سرتاسر سازمان تأثیر می‌گذارند. ویژگی اصلی فرآیندهای مدیریتی، هدایت، حمایت و نظارت بر سایر فرآیندها است. از این رو در برخی سازمان‌ها آن‌ها را فرآیندهای کنترل و یا رهبری نیز می‌نامند.

در حال حاضر ابزارهاوروش‌هايمختلفی برای مدل‌سازيفرآيندهاوجوددارد.این روش‌ها عبارتند از:

  ( Unified Modeling Language (UML: زبان مدلسازی یکسان شده

از این روش جهت برقرار ساختن ارتباط بین استفاده‌کنندگان (Actors) سیستم با عملکرد و فعالیت‌های ذیربط استفاده می‌گردد. در این روش از دو مفهوم استفاده میگردد:

  • استفاده‌کنندگان (Actors): به معنای استفاده‌کنندگان از سیستم می‌باشد که می تواند شامل استفاده‌کنندگان انسانی و سایر سیستم‌ها باشد.
  • موارد کاربرد (Use Cases): به معنای عملکرد و یا خدماتی می‌باشد که یک سیستم برای استفاده‌کنندگانش ایجاد می‌نماید.

    ((IDEF Integrated definition Modeling Techniques: تکنیک مدل‌سازی مفهومی یکپارچه

استاندارد IDEF از IDEF-0شروع شده و تا 18 سطح ادامه پیدا کرده‌است و در هر سطح کاربرد خاص خود را دارد. به عنوان مثال ازIDEF-1 برای ساخت مدل‌های اطلاعاتی و از IDEF-2برای ساخت مدل‌های پویا استفاده می‌شود.

  • ((DFDData Flow Diagram :
  • Flow Chart : فلوچارت

در این روش کلیت فرآیند به لحاظ قدمهای اجرایی مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد:

   Block Diagram : نمودار بلوکی

این روش مبتنی بر شناسایی توالی مراحل و فعالیت‌های شناسایی شده در یک فرآیند می‌باشد.

   butterfly diagram : نمودار پروانه‌ای

این روش برای مستندسازی فرآیندهایی به کار گرفته می‌شود که در کارهای پروژه‌ای کاربرد دارند و ماهیتاً کلیه فرآیندها حالتی احتمالی دارند. مانند پروژه‌های عمرانی، تولیدی، تأسیساتی و ...

برای این روش بایستی موارد ذیل را در نظر گرفت:

  • در هر پروژه، فعالیت‌ها مانند هم نبوده و قبل از اجرا بایستی طراحی و برنامه‌ریزی شده و احتمال وقوع آن در نظر گرفته شود.
  • عملیات تشکیل‌دهنده هر فعالیت بایستی شناسایی و زمان‌سنجی گردد و در ذیل هر فعالیت درج گردد.
  • مسئولین هر فعالیت بایستی شناسایی گردد.
  • زمان کل پروژه با توجه به احتمالات موجود بایستی در کلیه موارد محاسبه و در مدل مربوطه درج گردد.
  • سیستم کدینگ برای کدبندی فعالیت‌ها، عملیات، مستندات و منابع جهت استفاده در باکس فعالیت ایجاد گردد.

   Turtles diagram : نمودار لاک پشتی :

در این روش تک تک فرآیندها و کلیه اجزاء تشکیل دهنده آن در قالب شکل گرافیکی لاک پشت نمایش داده میشود.

:Oakland

در این روش ورودی‌ها و خروجی‌های تک تک فعالیت‌ها در فرآیند شناسایی شده و به فعالیت‌های مرتبط اختصاص داده میشود. همچنین در این مدل توالی و تعامل فعالیت‌ها به خوبی مشخص می‌گردد. در استفاده از این دیاگرام به موارد ذیل باید توجه داشت:

  • کلیه فعالیت‌ها در یک فرآیند بایستی مشخص گردد.
  • حالات شرطی، طراحی و مشخص گردد.
  • کلیه ورودی‌ها و خروجی‌های تک تک فعالیت‌ها به دقت مشخص گردد.

    (BPMN)Business Process Modeling Notation : نشانه گذاری مدلسازی فرآیند کسب و کار

BPMN بهعنوانيكاستانداردجهانيدرصددفراهم‌كردنمحيطواستاندارديپايهبرايمستندنمودنفرآيندهايكسبوكارمي‌باشد،بهنحويكهتوسطانواعذينفعانقابلاستفاده بودهوفهممشتركيازفرآيندهايكسبوكاررابرای انواعذينفعان (كاربرنهايي،تحليلگركسبوكار،تحليلگرسيستم، برنامه‌ريز،مالكفرآيند،مشتريانوكاربرخارجي)بوجود می‌آورد.


                                                            جهت مشاهده سایر پروژه ها کلیک نمایید...

                                                                           پروژه های مربوط به این حوزه